Embedded Recruiting: Tipps und Tricks für Personalberater – Marco Feuchter (Talent Garden Personal)

Um erfolgreich zu sein, müssen sich Personalberater modernisieren. Viele sind bereits im Prozess der Digitalisierung bei der Personalbeschaffung, manche noch nicht. Marco Feuchter, Talent Garden Personal Consulting-Geschäftsführer, erklärt Strategien und gibt Tipps und Tricks zum embedded recruiting.

Guten Tag meine Damen und Herren, ich begrüße Sie ganz herzlich zu einer neuen Ausgabe des Business Talk am Kudamm. Mein Name ist Fozia Butt. Heute spreche ich mit dem Geschäftsführer der Münchner Talent Garden Personal Consulting GmbH Marco Feuchter über das Thema Embedded Recruiting.

Herr Feuchter, schön dass Sie da sind. Dann fangen wir gleich auch an mit der ersten Frage. Embedded Recruiting, was genau verbirgt sich dahinter? Können Sie das vielleicht erläutern?

Marco Feuchter: Ich werde mir die größte Mühe gegeben das ein klein wenig zu erläutern. Wenn ich mir eine klassische Personalberatung anschaue, geht es ja meistens darum, dass der Kunde kommt, sagt es fehlt mir ein Vertriebsleiter, es fehlt mir ein Leiter E-Commerce oder was auch immer er gerade sucht. Ein Personalberater macht sich auf die Suche, spricht die passenden Kandidaten an, schickt die Lebensläufe durch, spricht Empfehlungen zum Kandidaten aus, hofft, dass der Kunde, der Auftraggeber es genauso sieht, dass es genau der richtige Kandidat ist und ihn einstellt. Dann ist es ja meistens vorbei. Diesen Ansatz funktioniert, aber wir wollen unsere Kunden deutlich besser kennenlernen, viel enger mit denen zusammenarbeiten. Wir sind an dem Punkt angelangt wo es draußen sehr spannende Unternehmen gibt, die sich mit dem Gedanken beschäftigen: „Wir brauchen eigentlich für ein neues Thema ein komplett neues Team.“

Es gibt vielleicht auch Gründer draußen, die Finanzierungsrunde abgeschlossen haben und sagen: Wir wollen jetzt was aufbauen, jetzt müssen wir richtig Gas geben. Ich brauche vier, fünf, sechs, sieben Leute oder ich brauche eine komplett neue Vertriebsabteilung. Was auch immer das ist, diesen Aufbau einer kompletten Abteilung, einer kompletten Unit für neue Geschäftsmodelle beispielsweise oder den Aufbau von dem kompletten Start Up, begleiten wir mit Embedded Recruiting. Hier geht es eben nicht darum: Hier sind fünf Lebensläufe, viel Spaß beim Einstellen, sondern es geht uns darum, in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, wirklich alles Notwendige für den reibungslosen Ablauf des Aufbaues der neuen Abteilung, der neuen Unit in die Wege leiten zu können. Das fängt an bei: Wie sehen die Recruitingsprozesse überhaupt aus? wie sieht der candidate journey aus? Wann sage ich Kandidaten vielleicht auch mal ab und wann sage ich ihnen aber auch zu? Wdie sieht der on boarding Prozess aus? Wie gehe ich überhaupt mit Kandidaten um? Über welche Kanäle möchte ich die Kandidaten generieren? Und wenn ich diese grundlegenden Themen besprochen habe, eine Lösung dafür gefunden habe, dann gehen wir hin, analysieren den jetzigen Aufbau, den Zielkorridor: Wo möchte ich hin, mit was für einer Mannschaftsstärke? Dann wir auch mal nein, wir brauchen keine zwölf Leute, das können wir mit zehn auch abbilden, definieren dann auch was dieses Team leisten muss und teilweise dann auch noch welche Rollen übernommen werden müssen. Wobei wir gerade im Bereich Start Ups beziehungsweise Aufbau von neuen Units an dem Punkt angelangt sind, dass es auch dem Unternehmen klar sein muss, dass es wichtiger ist, die richtigen Personen einzustellen und dann die Aufgaben zu verteilen, anstatt zu sagen: Wir brauchen jetzt einen Abteilungsleiter, dann brauchen wir drei Teamleiter und dann brauchen wir noch mal zwölf, die dann wirklich umsetzen. Davon wollen wir auch mehr weggehen, und stattdessen versuchen Team zusammenzustellen, wo wir unterschiedliche Kompetenzen reinholen, die sich gegenseitig ergänzen und dann auch das Team sich selbst so ein bisschen finden zu lassen. Das sehen wir als ein Beispiel für ein Embedded Recruiting Projekt, was für uns aber dann auch heißt, dass wir den Kunden über ein halbes Jahr, Monate vielleicht auch ein ganzes Jahr wirklich begleiten. Das heißt, wir sind im täglichen Austausch, sind auch immer als Berater vor Ort beim Kunden, in alle Prozesse integriert, um auch mitzubekommen: Wie funktioniert das Team, das jetzt schon da ist, wie läuft das so, was ist da für eine Stimmung?

Was meinen Sie, wer könnte das alles benötigen?

Marco Feuchter: Wollen Sie gerade ein neues Team aufbauen? Dann vielleicht auch Sie? Jedes Unternehmen, das mit dem Gedanken spielt: Ich brauche eine neue Abteilung, die vielleicht noch nicht da ist. Ein Unternehmen, das sagt: Wir gründen aus, das heißt, wir haben einen neuen Teilbereich, der als eigene Unit fungieren soll. Es kann aber eben auch ein Start Up sein oder ein Mittelständler, der vorsichtig mit Themen wie Digitalisierung umgehen möchte, um sein bereits bestehendes Team nicht zu überlasten, sondern abseits des Teams in einem Think Tank etwas Neues entstehen zu lassen. Das ist sehr breit gefächert.

Herr Feuchter, Sie erwähnten eben, dass Sie Unternehmen auch teilweise Monate lang begleiten. Kann man annehmen, dass Sie irgendwo die HR Abteilung abschaffen wollen beziehungsweise überflüssig machen?

Marco Feuchter: Niemand, der im Bereich HR arbeitet, muss Angst vor Embedded Recruiting haben.  Die HR-Abteilung hat viele Aufgaben, die wir nicht übernehmen können und auch nicht übernehmen wollen. Wir sind eher als punktuelle Unterstützung zu sehen, wenn ich ein neues Team aufbaue mit 15 Mann, mit neuen Ansätzen, mit vielleicht neuen Kandidatenprofil. Dann versuchen wir das mit der klassischen Personalberatung zu verknüpfen, das heißt, wir gehen ins active sourcing. Wir suchen die passenden Kandidaten aus, wir stellen dieses Team zusammen und übergeben dann an die HR-Abteilung, wenn es um die Auswahlprozesse geht, wenn es um die Integration geht, etc. Wir versuchen nur soweit zu unterstützen bis ein Team steht, denn wenn ich eine HR Abteilung mit 5, 6, 7 Mann habe, aber eine Belegschaft von 300, dann können die sich nicht so intensiv um den Aufbau von einer neuen Unit kümmern und nicht für ein halbes Jahr jemanden dafür abstellen. Und dann kommen wir und sind für diesen Punkt als Dienstleister, als Berater und als Partner für das Unternehmen dar. Wenn das aufgebaut ist, dann ziehen wir uns ja auch wieder zurück.

Und kommen wir zum Thema Kosten. Was kann man sich da so vorstellen? Was soll das alles kosten?

Marco Feuchter: Wir haben jetzt kein Preisschild dran gemacht und es gibt keinen Sommerschlussverkauf, sondern das ist logischerweise abhängig von der Größe des Teams, das aufgebaut werden muss. Wir haben uns aber dazu entschlossen ein sehr faires Modell gegenüber dem Kunden anzubieten. Der ist normalerweise gewohnt irgendwo zwischen 25% und 30% des Jahresgehaltes für einen Kandidaten, den er einstellt als Vermittlungshonorar zu bezahlen. Jetzt überschlage ich das Pi mal Daumen in meiner Mannschaft von 10 bis15 Leuten, dann kann ich ganz schön viel Geld loswerden. Da ist natürlich die Hemmschwelle bei den Kunden groß. Daher haben wir uns dazu entschieden, dass wir eine Mischkalkulation machen. Die Beratertage, die wir vor Ort beim Kunden verbringen, werden honoriert mit einem klassischen Beratersatz, der recht überschaubar ist und für die Vermittlung des Kandidaten werden dann keine immensen Summen mehr fällig, sondern es gibt dann noch mal eine zusätzliche Erfolgsprämie, die aber überschaubar ist, so dass ich auch relativ schnell und relativ gut kalkulieren kann, was kostet mich so ein ganzes Embedded Projekt, wenn ich 25-30 Leute als neue Unit aufbauen möchte.

Verstehe ich das richtig, richtet sich das auch irgendwo an die Unternehmensgröße oder eher wirklich nur an der Kandidatenanzahl?

Marco Feuchter: Das ist eine sehr gute Frage, sehr spannende Frage, über die wir noch nicht nachgedacht haben. Wir hatten bisher immer den Fall, dass wir die Angebote abhängig gemacht haben von der Anzahl oder von der Größe des Teams, das entstehen soll. Bei einem Start Up könnte man noch mal einen Sonderrabatt machen, wenn sie nur zwei Leute haben – darüber kann man nachdenken. Da ist nichts in Stein gemeißelt, wir sind da sehr flexibel und passen das gerne auf die Bedürfnisse des Kunden an. Wir werden da wahrscheinlich schon differenzieren zwischen einem kleinen neu entstehenden Unternehmen und einem gewachsenen Großkonzern mit 24.000 Mitarbeiter.

Also doch sehr human.

Marco Feuchter: Wir versuchen human und nachhaltig zu arbeiten, deswegen sehen wir uns ja auch gerade mit diesem Projekt Embedded Recruiting als langfristiger Partner von dem Unternehmen und nicht als jemand, der einfach nur für zwei Wochen schnell was besetzt und dann wieder weg ist.

Herr Feuchter, für welche Branche beziehungsweise welche Kandidatengruppe könnten Sie dies denn anbieten? Gibt es bestimmte Branchen, die Sie abdecken?

Marco Feuchter: Wir richten uns da stark nach dem Bedarf draußen. Wir haben aber natürlich unsere Kompetenzen, die wir mitbringen. Die sehen wir auf der einen Seite im Bereich Digital und IT, wo der größte need momentan da ist, darauf sind wir spezialisiert. Darüber hinaus funktioniert das Ganze auch im Bereich klassischer Vertrieb und klassisches Marketing, wenn ich eine komplette Marketing Unit aufbauen möchte. Wo wir das nicht sehen und auch nicht anbieten können, weil wir auch ehrlich gesagt nicht die Spezialisten in diesem Bereich zur Verfügung stellen können sind kaufmännische Positionen. Bei administrativen Positionen sehen wir den Bedarf aber auch nicht in der Größe, denn dafür brauche ich meistens kein ganzes Team. Ich suche mir selten 25 neue Controller, um eine neue Buchhaltungsabteilung aufzubauen. Und dafür gibt es bestimmt auch Berater, die da mehr Kompetenzen mitbringen als wir das

tun. Ich glaube von den Branchen her brauche ich keine Ausschlusskriterien nennen, denn es kann sowohl bei dem Reiseunternehmen, bei dem wir jetzt gerade ein Embedded Recruitingprojekt seit einem halben Jahr sehr erfolgreich durchführen, den Bedarf geben eine neue Digitalunit aufzubauen oder ein neues Start Up aufzubauen. Das kann aber genauso BMW sein. Wir würden uns auch sehr freuen, wenn die morgen anrufen würden und nach so einem Projekt fragen. Es kommt auf den Bedarf an: Womit hat das Team zu tun, wenn es ein Schraubenhersteller, ein Möbelhersteller ist und der Bedarf und die die Ausrichtung des Teams, welches aufzubauen ist, zu unseren Kompetenzen passt, dann bekommen wir das hin.

Herr Feuchter, könnten Sie uns vielleicht noch mal ganz genau erläutern wie dieser Recruiting-Prozess bei Ihnen abläuft, weil ist das nicht auch irgendwo wieder „verschicken von Lebensläufen“? Können Sie das vielleicht noch mal genauer erläutern?

Marco Feuchter: Wir sind jetzt aber nicht bei dem kompletten Embedded Recruitingprozess inklusive der Definition candidate journey, on boarding und all diesem Drum und Dran, sondern eher wie sieht das aus, wenn wir nach den Mitarbeitern

suchen, habe ich Sie richtig verstanden?

Ja richtig.

Marco Feuchter: Natürlich fahren wir die klassischen Kanäle und hoffen, dass sich jemand bei uns meldet. Aber das ist natürlich bei den Positionen, die wir am meisten zu besetzen haben, eher selten der Fall. Das heißt wir reden hier über aktive Ansprache: Wir suchen nach den Leuten, sei es auf den Veranstaltungen, sei es in den sozialen Netzwerken, sei es in den Spezialisten-Foren, wo wir den Kontakt mit ihnen über die fachlichen Themen aufnehmen, versuchen mit den Leuten ins

Gespräch zu kommen und sie dann auch, wenn wir sie auch für gut befunden haben, anzusprechen, ob sie nicht Lust auf eine neue Herausforderung hätten. Weil wir eben Unternehmen hätten was extrem gut zu dem jeweiligen Kandidaten dann passt. Wenn wir diesen Kandidaten haben, verschicken wir den Lebenslauf, in dem Sinne wie Sie sich gerade vorstellen nicht, sondern wir haben innerhalb eines Embedded Recruting-Projektes einen Austausch mit dem CEO, mit der HR Abteilung, mit den einzelnen Fachansprechpartner, so dass es hier immer wieder – ich möchte nicht sagen Meetings gibt, das wäre ein bisschen zu übertrieben und nicht flexibel genug von der Darstellung, von der Bedeutung her. Durch diesen direkten Austausch geht man mit den Kandidaten anders um. Man baut dieses Team auf, setzt sich für einen Kandidaten ein und sagt: wenn wir den dafür nehmen, sparen wir uns den. Es geht auch darum dem Unternehmen teilweise Kosten zu sparen und nicht einfach nur möglichst viele Leute reinzubringen. Ich muss in diesem direkten Austausch sein, das heißt, ich kann nicht den Lebenslauf hinschicken und sagen: gefällt er dir? Gefällt er dir nicht? Sondern ich muss erklären: Warum ist dieser Kandidat in unseren Augen der Richtige dafür, welche Bauchschmerzen haben wir vielleicht auch bei dem und muss einfach dieses Bild vom großen Ganzen, von dem Ziel wo ich mit dieser Unit hin möchte immer vor Augen haben. Das funktioniert nur in dem direkten Austausch. Es sieht dann auch so aus, dass wir nicht ein Bewerbungsgespräch machen, dann noch eins mit dem Kunden zusammen und dann wird der eingestellt, sondern es geht viel tiefer indem wir cases mit dem Kandidaten durchmachen, so dass er weiß, auf welche Arbeitssituationen würde er sich hier einlassen. Und der Auftraggeber dann weiß, wie passt derjenige ins Team. Er kann auch die neuen Teamkollegen kennenlernen, um wirklich ein ganzheitliches Bild zu haben.

Sie erwähnten ja auch vorhin, dass Sie sehr viel mit dem Kunden zusammenarbeiten und sehr stark auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen. Gibt es denn auch Vorteile für die Kandidaten? Sie haben das eben ein bisschen angerissen, ob Sie das vielleicht noch mal ein bisschen mehr erläutern könnten, welche Vorteile auch Kandidaten haben und nicht nur die Kunden?

Marco Feuchter: Ich glaube der elementarste Vorteil und auch irgendwo ein USP hierbei ist es, wenn ich zwei Tage oder drei Tage beim Kunden, beim Auftraggeber vor Ort bin, mit diesen Leuten täglich zusammenarbeite, habe ich einen ganz anderen Einblick ins Unternehmen. Und wenn ich einen Kandidaten anspreche und er sagt: „Ja ok, hört sich interessant an. Erzähle mal mehr darüber.“ Dann kann ich ihnen wirklich was erzählen, was gibt es zum Mittagessen, wann wird angefangen zu arbeiten, so flexibel sind die Arbeitszeiten, so sieht der Arbeitsplatz aus und übrigens die Kaffeemaschine ist total super, aber bringen den Zucker selber mit, weil das vergessen wir immer einzukaufen. Also ganz viele Details, auf die ja gerade die jüngeren Kandidaten unheimlich viel Wert legen. Es geht nicht mehr darum, wie viel Geld verdiene ich da, sondern es geht eher um solche Fragestellungen: Wie kann ich meine Arbeitszeit selber einteilen, weil ich habe ein kleines Kind zu Hause oder ich möchte noch nebenbei studieren, oder ich habe ein gemeinnütziges Projekt, was ich nebenbei machen möchte. Gibt es diese Flexibilität? Kann ich freitags immer im Home-Office arbeiten? Schaffe ich es mittwochs um 18 Uhr zum Fußball? Aber auch die Themen: Mit welchen Technologien wird gearbeitet? Welche Prozesse werden dort eingesetzt? Sind wir flexibel unterwegs? Sind wir agil unterwegs? Wenn ich das erzählen kann und wirklich sagen kann: Ich bin zwei Tage die Woche vor Ort, ich mache dasselbe mit in den Sprints, in den Diskussionen, dann kann ich das Bild, was ich von diesem Unternehmen habe, viel besser einem Kandidaten nach außen tragen. Das heißt, ich habe eine viel größere Transparenz, wenn ich jetzt sage, hier ist eine Stellenbeschreibung, bitte schickt mir deinen Lebenslauf, wenn er passt, schicke ich dich morgen dorthin und alles Weitere macht der Kunde.  Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Es wurde ja auch gesagt, dass Sie sich nach einem Embedded Recruitingprojekt praktisch vom Unternehmen zurückziehen. Wie genau läuft das ab? Was kann man darunter verstehen? Was passiert nach einem Projekt oder sagen Sie dann einfach Tschüss?

Marco Feuchter: Wir lassen zwölf Leute, die wir dort zusammengestellt haben, dann in diesem Raum, sperren von außen die Tür zu und kommen nach einem halben Jahr wieder und gucken was passiert ist. Nein so ist es nicht.

Wir ziehen uns definitiv zurück, weil wir mit dem operativen was die dort machen, nicht mehr viel so viel zu tun haben. Wir begleiten die ersten sechs Monate den jeweiligen Kandidaten in regelmäßigen Abständen, indem wir einfach nachgucken und auch wieder vor Ort sind. Wir fragen: Funktioniert das so, entwickelt sich das Ganze so wie sich der Auftraggeber, der Kunde das vorgestellt haben? Aber auch haben wir den Kandidaten irgendwas versprochen, was jetzt vielleicht nicht eingetreten ist. Da sind wir dann auch wieder bei Themen wie employer branding, die dort miteinwirken. Dann machen wir nochmal team work shops. Fragen: Was ist bisher passiert, wen brauchen wir, auch für die vielleicht nächste Embedded Recruitingwelle, weil wir das Team noch größer aufstellen müssen? Was natürlich für uns ganz toll wäre. Aber auch den Findungsprozess es Teams begleiten wir. Und wenn die sich gefunden haben, einander vorgestellt wurden, festgestellt haben, wie muss ich mit der jungen Dame arbeiten, muss ich mit dem Herrn arbeiten, wie komme ich mit meinen Kollegen zurecht? Dann merken wir ja auch, dass wir uns immer mehr zurückziehen können. Wir begleiten bis es funktioniert, sind dann immer noch da, schmeißen auch gerne immer wieder mal Impulse in dieses Team rein, fragen auch mal nach, ob es allen gefällt, denn es soll ja auch langfristig funktionieren. Unsere Aufgabe sehe ich nie als beendet so lange wie die Systeme existieren.

Verstehe. Nachhaltige Betreuung kann man auch dazusagen.

Marco Feuchter: Definitiv.

Herr Feuchter, ich danke Ihnen vielmals für das interessante Gespräch.

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