Igor Kelava: Bindeglied zwischen Auftraggeber, Geschäftsführung und Angestellten

Igor Kelava ist Geschäftsführer von Alpha Gebäudemanagement in Mörfelden-Walldorf. Im Interview sprechen wir mit ihm über professionelles Facility-Management, die Wichtigkeit eines Projektleiters sowie die Ausbildung zum Facility-Manager.

Was früher vielleicht mal der „Hausmeister-Service“ war, hat sich heutzutage zu einem komplexen Aufgabenbereich entwickelt. Können Sie den Unterschied einmal kurz erklären?

Igor Kelava: Die „Hausmeister-Services“ gibt es nach wie vor. Zu teilweise Dumpingpreisen werden hier Reinigungsleistungen rund um Haus und Garten und Kleinreparaturen angeboten. Diese haben jedoch nichts mit professionellem Facility Management zu tun. Zum einen kann sich jeder Hausmeister nennen, ohne einen Nachweis über Ausbildung und Befähigung erbringen zu müssen. Zum anderen sind diese Ich-AG’s und Kleinunternehmer oft schlecht strukturiert und verfügen für komplexe Aufgaben nicht über das nötige Know-how. Für private Haushalte oder Eigentümergemeinschaften sind sie jedoch eine kostengünstige, wenn auch qualitativ eher eingeschränkte Alternative.

Die Hausmeister-Services bewegen sich i.d.R. im Rahmen des Infrastrukturellen Gebäude Managements. Zum IGM gehören Innen- / Außenreinigung, Graureinigung und Grünpflege sowie die Gebäudesicherheit.

Das Technische Gebäude Management können und dürfen diese Dienstleister meist nicht anbieten, da hierfür Ausbildungs- und Befähigungs-Nachweise vorausgesetzt werden, die aufgrund der Kosten für diese Ausbildungs- / Weiterbildungsmaßnahmen selten bis gar nicht vorhanden sind. Das TGM umfasst die Inspektion, Wartung und Instandhaltung / Instandsetzung technischer Gebäudeanlagen und Einrichtungen, für die eine spezielle Unterweisung / Schulung / Ausbildung zwingend notwendig ist. Sicherheitsrelevante Anlagen wie Brandmelde- und Sprinklersysteme, Trinkwasser- und Hydranten-Anlagen dürfen zudem nur von zertifizierten Fachunternehmen gewartet und verbaut/repariert werden. Zudem gibt es Vorgaben der Industrie- und Handels- / Handwerkskammern, was die Ausführung mancher Tätigkeit auf Betriebe mit einem Meister einschränkt.

Das dritte Standbein im FM, das Kaufmännisch Technische Management, setzt zudem die Erfahrung in Buchhaltung, Vermietung und Verwaltung / Funktion komplexer technischer Anlagen voraus. Hier zählt die Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit zum Betreiben der Anlagen und Einrichtungen. Das heißt, es müssen Einsparpotentiale gesucht und umgesetzt werden, Emissionen verringert und die Abrechnung aller Leistungen im Objekt über genormte Kostenstellen ausgeführt und nachgewiesen werden, damit die Mieter/Eigentümer die erstellten Jahresrechnungen nachvollziehen können. Das Kennen und Anwenden aller für die Vermietung und das Betreiben eines Gebäudes notwendiger Gesetze, Normen und Vorgaben, sowie die Abrechnung der anfallenden Kosten und deren Nachweispflege, übersteigt die Ausbildung eines Handwerkmeisters bei weitem.

Ein guter Projektleiter ist das „A und O“ eines reibungslosen Betriebsablaufes, wobei dieser die menschlichen und technischen Aspekte (Zeit, Ressourcen, Personal und Kommunikation) miteinander verbinden muss. Wie ist da Ihre Erfahrung?


Igor Kelava:
Ein leitender Angestellter (Projektleiter, Bereichsleiter, Objektleiter) ist das Bindeglied zwischen dem Auftraggeber, der Geschäftsleitung und den eigenen Angestellten. Er muss zum einen über ein reichhaltiges Fachwissen in seinem Gewerk (IGM / TGM / KTM) verfügen, aber auch im Umgang mit Menschen geübt sein. Neben der Umsetzung seines Fachwissens muss er dazu in der Lage sein, Auftraggeber und Geschäftsführung zu beraten, aber auch die eigenen Angestellten zu führen, damit seine Planung vor Ort auch fachgerecht umgesetzt wird. Kommunikationsfähigkeit und Planungssicherheit sind hier unverzichtbar.

Effiziente Prozesse dienen einem reibungslosen Ablauf bei der Betreuung von Liegenschaften. Was qualifiziert ein Facility- und Projektmanagement zu größeren und anspruchsvolleren Aufgaben?

Igor Kelava: Ein Fachunternehmen zeichnet sich durch sein Qualitätsmanagement aus. Im QM werden alle notwendigen Schritte und Aufgaben ermittelt und Zuständigkeiten dafür festgelegt. Es wird festgehalten, welche Kommunikationswege zu beschreiten sind, welche Vorgaben und Richtwerte zu beachten sind und wie die Einhaltung der beschriebenen Maßnahmen dokumentiert und überwacht werden. Dazu gehören neben den Bereichen des IGM / TGM / KTM auch das Gefahrenmanagement, Arbeits- und Gesundheitsschutz der Mitarbeiter und die Bereitstellung aller benötigten Maschinen / Geräte / Fahrzeuge und Schutzeinrichtungen / Schutzkleidung, sowie deren Prüfung und Wartung. Ebenso wichtig ist das Personalmanagement. Wenn durch das QM eine bestimmte Befähigung, notwendiges Fachwissen oder voraussetzende Zertifizierungen erkannt werden, muss das Personalmanagement dafür Sorge tragen, dass das eingesetzte Personal darüber verfügt, oder fehlende Aus- und Weiterbildungen aufgefrischt/nachgeholt werden, bzw. neue Mitarbeiter mit dem notwendigen Ausbildungsstand eingestellt werden.  

Eine hohe Ausbildungsqualität und verschiedene Kompetenzbereiche, die laut IFMA (International Facility Management Association) Bestandteil des Facility Managements sind, kann man sich ja nicht „im Vorbeigehen“ erwerben. Wie sieht die Ausbildung eines Facility-Managers aus?

Igor Kelava: Die Ausbildung zum „Facility Manager“ ist vom Prinzip über mehrere Sparten notwendig, welche dieser kennen und beherrschen sollte. Hierbei muss der FM nicht nur Spartenintern (IGM/TGM/ KTM), sondern auch Spartenübergreifend denken, planen und handeln, bzw. Synergieeffekte und Einsparpotenziale nutzen können. Somit sollte er über einen Meister- oder Technikertitel in einem technischen Beruf mit Gebäudebezug verfügen (Elektro / MSR / HKLS oder TGA-Planung) und vorzugsweise über eine kaufmännische Ausbildung verfügen. Die Tätigkeit als Objektleiter oder höher, sollte durch praktische Tätigkeit in den einzelnen Sparten (4-8 Wochen Praktikum in den verschiedenen Gewerken) vertieft worden sein, um die Handlungsweise in den unterschiedlichen Fachgebieten kennen gelernt zu haben. Auf diese Weise lassen sich Synergien leichter erkennen und deren sinnvolle Umsetzung beurteilen. Sinnfreie Entscheidungen durch fehlende Kompetenz, oder mangelndes Verständnis für diejenigen, welche die Entscheidungen umsetzen sollen, kosten unnötig Ressourcen und bindet anderweitig benötigtes Personal.

Das Berufsbild „Facility-Management“ ist mittlerweile IT-lastig geworden, wenn man z.B. Computer Aided Facility Management (CAFM) als digitale Komponente berücksichtigt, um notwendige Daten zu erfassen und auszuwerten. Schreckt das potenzielle Interessenten an diesem Beruf ab oder weckt es eher Interesse?

Igor Kelava: Als FM Dienstleister ist für uns IT-gestütztes FM gar nicht mehr wegzudenken. Wir sind ein von der GEFMA zertifiziertes Unternehmen, und setzen CAFM kontrolliert zur Unterstützung unserer Tätigkeiten ein. Zurzeit arbeiten wir an der Integration von BIM in unsere Planung und Dokumentation der Ausführungen. Zusätzlich zur digitalen Erfassung der Leistungen und deren Abrechnung und Dokumentation mit CAFM-Standard, bietet Buildung Information  Modeling die Möglichkeit, effizienter an gemeinsamen Datenstrukturen zu arbeiten. Umständliche Verortung der Leistungserbringung entfällt, durch wenige Mausklicks wird die Arbeitsfläche und die entsprechenden Anlagen hervorgehoben, berechnet und benötigte Details zusammengestellt.  Hierdurch ergeben sich nicht nur Zeitersparnisse und Flexibilität, sondern auch Planungssicherheit. Die Gefahr von Missverständnissen und Fehlern wird reduziert. Jeder am Objekt / Projekt Beteiligte arbeitet mit denselben Daten und Grundlagen. Fehlplanungen / Überschneidungen können effektiver erkannt und schon im Vorfeld reduziert oder vermieden werden. Cloudbasierte Plattformen mit gezielten Freigaben und Sicherheitsstandards schützen hierbei die Beteiligten und deren Daten vor dem unberechtigten Zugriff, Logdateien registrieren jederzeit die Zugriffe und Änderungen. Umständliche Versendung von oftmals nicht mehr aktuellen Informationen über den Postweg oder per Mail entfallen, gleichzeitig bleibt das Projekt für jeden Entscheidungsträger transparent und tagesaktuell. Wir sehen daher in CAFM eine große Bereicherung und nutzen die verschiedenen Möglichkeiten der digitalen Schnittstellen mittels CAFM-Software, Firmencloud und Vernetzung der Objekte mit dem Firmen-Server. Da generell in den meisten Berufen die IT nicht mehr ausgesperrt wird, sondern digitale Steuerung in vielen Prozessen eine Erleichterung der Arbeitsbedingungen und der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens darstellen, schreckt es nur diejenigen ab, die noch nie oder nur selten mit PC arbeiten oder gearbeitet haben. Da FM eine Synergie aus Mensch und Maschine darstellt, ist ein Grundwissen in EDV eine Grundvoraussetzung, um dieses Berufsbild für sich entdecken zu können.

Die Bedeutung des Facility Managements wächst in Zeiten von immer komplexer werdenden Unternehmensstrukturen. Das Bewirtschaftungsvolumen liegt im 3-stelligen Milliardenbereich. Wie geht diese Entwicklung weiter?

Igor Kelava: Da eine Immobilie nicht nur den Arbeitsplatz von hunderten oder tausenden von Menschen bietet, sondern im Finanzmarkt auch eine Investitionsgrundlage darstellt, wird die Nachfrage nach hochwertigem FM immer größer werden. Dabei spielt es eine sehr große Rolle, wie der FM Dienstleister sein Fachwissen und seine Kooperationsbereitschaft mit allen an der Immobilie FM Dienstleister sein Fachwissen und seine Kooperationsbereitschaft mit allen an der Immobilie Beteiligten Entscheidungsträgern einsetzen und vernetzen kann. Jeder FM ist dabei immer nur so stark, wie das schwächste Glied in der Kette seines Unternehmens. Somit gilt es, Schwächen durch QM zu erkennen und zu verbessern. Die Kosten der Immobilien werden durch die aktuelle Situation in Bezug auf Covid-19 steigen, da viele Unternehmen die Immobilien mittels Homeoffice verlassen. Gebäude leeren sich, Konferenzcenter und Betriebskantinen werden nicht mehr genutzt, Parkhäuser sind fast leer. Viele Einnahmequellen der FM-Anbieter brechen weg. Um so wichtiger ist es, die Kosten für die Immobilien zu senken, technische Anlage auf ein erforderliches Minimum herunter zu fahren, dabei aber die für die Hygiene und den Betrieb notwendigen Tätigkeiten nicht zu vernachlässigen. Somit ist es wichtiger denn je, Einsparungen im Verbrauch an Energie und Betriebsmittel zu finden, Personal effizienter zu planen und damit die eignen Betriebskosten zu senken, ohne Einbußen an der Qualität der Leistung zu haben. Nicht nur die FM-Dienstleister müssen stets die Kosten im Blick behalten. Auch die Eigentümer und Nutzer der Immobilien. Somit ist der FM gefragter denn je, damit die Immobilie weiterhin eine wirtschaftliche Geldanlage für den Eigentümer bleibt und nicht als Groschengrab endet, weil die Betriebskosten die Einnahmen übersteigen und zum Wertverlust der Immobilie führen. Der FM ist somit der verlängerte Arm der Finanzdienstleister, um deren Investitionen zu schützen.

Igor Kelava, vielen Dank für das Gespräch!  

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