Wer aktuell auf Jobsuche ist, kommt kaum mehr an der digitalen Bewerbung vorbei. Versendeten Bewerber*innen ihre Bewerbungsunterlagen noch vor zehn Jahren fast ausschließlich postalisch an ihre Wunschunternehmen, so bewirbt man sich heute vorwiegend online: als E-Mail-Bewerbung oder mit Hilfe eines Online-Bewerbungsformulars, zum Teil auch mittels einer eigens für Bewerbungszwecke erstellten Bewerbungswebsite.
Die Vorteile der digitalen Bewerbung liegen auf der Hand: Onlinebewerbungen sind schnell zu erstellen, übersichtlich und für die Unternehmen schneller zu vergleichen und weiterzuverarbeiten. Die digitalen Dokumente büßen jedoch etwas an persönlicher Note ein – ein Umstand, der durch die Formulierung von aussagekräftigen Unterlagen inklusive der Soft Skills, einem ansprechenden Bewerbungsfoto und einem klug verfassten Anschreiben gut zu kompensieren ist. Worauf sollten Bewerber*innen beim Verfassen einer Onlinebewerbung achten und was sind aus unserer Sicht absolute No-Gos?
Die perfekte E-Mail-Bewerbung
Zu einer guten E-Mail-Bewerbung gehören nach wie vor ein Lebenslauf, ein Anschreiben sowie die relevanten Arbeitszeugnisse und Zertifikate. Optional können ein separates Kompetenzprofil oder eine Projektübersicht beigefügt werden, um im Vergleich zu anderen herauszustechen.
Dem Lebenslauf wird optimalerweise ein ansprechendes Deckblatt mit einem Bewerbungsfoto und den wichtigsten Daten zur Person wie dem Geburtsdatum, dem Familienstand und dem beruflichen Abschluss (zum Beispiel „Maschinenbau M. Sc.“ oder „Wirtschaftsinformatik B. Sc.“), vorangestellt. Am besten werden hier bereits in Stichpunkten die inhaltlichen Überschneidungen zwischen Bewerber*innenprofil und Stellenanforderung betont. Die Arbeitszeugnisse und Zertifikate werden in antichronologischer Reihenfolge (die aktuellen Zeugnisse zuerst) im gleichen Dokument angehängt. Das Ganze wird im Anschluss in ein PDF-Dokument konvertiert.
Das Anschreiben nimmt konkreten Bezug auf die zu besetzende Stelle und das entsprechende Unternehmen. Diese Individualität ist sehr wichtig, denn nur Firmen, die vom ehrlichen Interesse eines Bewerbenden beziehungsweise seiner Motivation überzeugt sind, sprechen bei gleichzeitiger fachlicher Eignung eine Einladung zum Bewerbungsgespräch aus. Ingenieur*innen und Informatiker*innen sollten zudem darauf achten, sich nicht zu sehr in technischen Details zu verlieren, sondern auch auf ihre persönlichen Skills hinzuweisen.
Ein wichtiger Tipp von uns: Viele Bewerber*innen aus dem IT- oder Ingenieurbereich entscheiden sich zusätzlich für das Einreichen eines Kompetenzprofils oder einer Projektübersicht, in der die bisherigen Projekte aus dem jeweiligen Fachbereich übersichtlich beschrieben werden. Jedes Dokument für sich – Anschreiben und Projektübersicht – wird abschließend in ein PDF-Dokument konvertiert.
Sind alle Unterlagen erstellt, wird eine Mail mit den erzeugten PDF-Dokumenten im Anhang an den potenziellen Arbeitgeber versendet. Dabei ist zu beachten, dass ein eindeutiger Betreff formuliert wird, aus der der Titel der ausgeschriebenen Stelle (eventuell inklusive Kennziffer oder Nummer) hervorgeht. Im Mailtext wird in der Anrede der zuvor recherchierte Ansprechpartner*in genannt sowie ein kurzer einleitender Text zur Bewerbung formuliert. Alle weiteren Angaben findet der Personalmitarbeitende in den Anhängen.
Das perfekte Bewerbungsformular
Viele Firmen sind mittlerweile dazu übergegangen, den Bewerbungseingang über sogenannte Bewerbungsformulare abzuwickeln. Dabei füllen die Bewerber*innen online ein Formular mit den relevanten Daten, wie zum Beispiel Name, Anschrift, Ausbildung und Alter, aus. Anschreiben, Bewerbungsfoto, Arbeitszeugnisse und Zertifikate können meist als externe Dateien hochgeladen werden. Beim Lebenslauf muss jedoch bei den meisten Unternehmen jede berufliche Station einzeln in das Bewerbungsformular eingegeben werden. Diese für die Bewerber*innen oft zeitaufwändige Prozedur hat für die Unternehmen den Vorteil, dass eine standardisierte und damit leicht zu vergleichende Struktur der Bewerberdaten entsteht. Die Daten werden anschließend in einer Bewerber*innen-Datenbank gespeichert, auf die bei Personalbedarf zurückgegriffen werden kann.
Unser Tipp: Bewerber*innen, die auch bei dieser standardisierten Form der Bewerbung ihre besonderen Qualifikationen und Merkmale betonen möchten – zum Beispiel die Mitwirkung an einem besonders interessanten Projekt – nutzen am besten die Freitextfelder zu diesem Zweck. Idealerweise sollten Dokumente wie das Anschreiben oder der Lebenslauf fertiggestellt sein, bevor man sich dem Bewerbungsformular widmet. Es kann immer sein, dass man die entsprechenden PDFs doch noch hochladen muss. Kommt noch dazu, dass die Bewerbungssession bei längerer Inaktivität vom System abgebrochen wird, kann man sich so viel doppelte Arbeit ersparen.
Die perfekte Bewerbungswebsite
Da viele Personaler*innen das Internet nach interessanten Bewerber*innen durchforsten, erhöht die Erstellung einer Bewerbungswebsite für Bewerber*innen die Möglichkeit, online gefunden zu werden.
Eine Bewerbungswebsite beinhaltet in der Regel ein firmenunabhängiges Bewerbungsanschreiben, einen tabellarischen Lebenslauf und ein Bewerbungsfoto. Zudem sind die Kontaktdaten der Bewerber*innen, wie zum Beispiel Vor- und Zuname, Anschrift, Telefonnummer und die private E-Mailadresse des Bewerbenden online ersichtlich. Gerade im technischen Bereich wird dies immer häufiger genutzt, da es die Möglichkeit bietet, technische Arbeitsproben für interessierte Arbeitgeber*innen zugänglich zu machen. Auch ein Qualifikationsprofil wird häufig auf die Seite gestellt, um Interessent*innen einen Überblick über bisherige Arbeitsergebnisse und -erfolge zu geben. Üblich ist es, die Bewerbungsdaten als PDF-Download bereitzustellen.
Neben einer Bewerbungswebsite können auch Social-Media-Plattformen wie Xing und LinkedIn effektiv genutzt werden. Recruiter*innen suchen zunehmend über diese Netzwerke nach neuen Talenten. Umso wichtiger ist es, auf diesen Plattformen ein professionelles Profil zu pflegen. Hier sollten nicht nur die beruflichen Stationen und Fähigkeiten aktuell gehalten werden, sondern auch relevante Keywords und Kenntnisse eingepflegt werden, um die Auffindbarkeit zu erhöhen. Ein gepflegtes und aktives Profil kann entscheidend sein, um von Personalverantwortlichen wahrgenommen zu werden.
Unser Hinweis: Bewerber*innen, die eine eigene Bewerbungshomepage einrichten, sollten sich grundsätzlich darüber bewusst sein, dass ihre Daten der breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.
Absolute No-Gos bei Onlinebewerbungen
Zu den No-Gos bei Onlinebewerbungen zählen unvollständige Angaben und Anlagen, Rechtschreib- und Grammatikfehler und zu große Dateien. Auf eine maximale Dateigröße der Dateianhänge von insgesamt zirka drei bis fünf MB ist zu achten, damit die E-Mail-Postfächer von Personaler*innen nicht zu stark belastet werden. Auch das Verwenden von Abkürzungen, die für Personaler*innen häufig unverständlich sind, ist nach Möglichkeit zu vermeiden.
Besondere Sorgfalt ist bei der Wahl der Absender*innen-E-Mailadresse geboten. Ein seriöser Aufbau, wie „vorname.nachname@provider.de“, ist hier unverzichtbar. Unseriöse Adressen wie „zauberfee@provider.de“ oder „misterperfect@provider.de“ können einen negativen Eindruck hinterlassen und führen häufig zu einer frühzeitigen Absage seitens des Unternehmens.
Zusätzlich sollte die Betreffzeile der Bewerbung präzise und klar formuliert sein, um sofort erkennbar zu machen, worum es sich bei der E-Mail handelt. Unpersönliche Betreffzeilen wie „Bewerbung“ oder „Anfrage“ sind zu vermeiden. Stattdessen sollte die Betreffzeile idealerweise Informationen wie die ausgeschriebene Position und gegebenenfalls eine Referenznummer enthalten
Und ein letzter wichtiger Tipp: Ein ansprechendes und professionelles Bewerbungsfoto (mit dem richtigen Outfit) trägt immer zu einem positiven Gesamtbild einer Bewerbung bei – egal ob postalisch oder digital. Der erste Eindruck zählt und dazu gehört immer auch das Foto
Melden Sie sich gerne bei uns, wenn wir Sie im Bewerbungsprozess unterstützen können!
Walter Feichtner
Inhaber von Karrierecoach München
Er ist Autor von drei Büchern: „Bewerben 4.0 für Berufseinsteiger“ (Haufe), „Erfolg im neuen Job – Strategien für die ersten 100 Tage“ (Haufe), „Assessment-Center – Wie Sie Ihr AC sicher meistern werden“ (Bookboon).
