Wie verändert die Digitalisierung der Buchhaltung die Rolle von Steuerberatern und deren tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen?
Die Digitalisierung der Buchhaltung verändert die Rolle von Steuerberatern und die tägliche Arbeit in Kanzleien grundlegend. Tätigkeiten wie das manuelle Buchen und Verwalten von Belegen werden zunehmend durch digitale Prozesse automatisiert. Dadurch bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie strategische Beratung, die Analyse von Unternehmenskennzahlen und die Entwicklung individueller betriebswirtschaftlicher Lösungen. Steuerberater rücken vermehrt in die Rolle von Beratern und strategischen Partnern ihrer Mandanten.
Ein innovativer Ansatz, um dieser Entwicklung gerecht zu werden, ist die Fortbildung im Bereich Fachassistent/in Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT), welche auch Mitarbeiter von uns derzeit absolvieren. Diese spezielle Zusatzqualifikation befähigt unsere Mitarbeiter, Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse gezielt zu unterstützen und Schnittstellen zu erkennen und zu nutzen. Von der Einführung digitaler Lösungen, wie z. B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Personal, bis hin zur Optimierung von IT-gestützten Prozessen bietet die FAIT-Weiterbildung die notwendigen Kompetenzen, um Mandanten bei der Transformation erfolgreich zu begleiten.
Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung einen schnelleren und direkteren Austausch von Informationen zwischen Mandanten und Steuerberatern, beispielsweise durch Plattformen wie DATEV Unternehmen online oder DATEV Personal (natürlich bieten auch andere Software diese Lösungen, DATEV ist allerdings der Marktführer). Belege können digital erfasst und in Echtzeit übermittelt werden, was die Zusammenarbeit erheblich vereinfacht und die Effizienz steigert. Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine ortsunabhängige Zusammenarbeit, was dazu führt, dass wir deutschlandweit Mandanten betreuen.
Die Digitalisierung macht die Steuerberatung somit nicht obsolet, sondern eröffnet neue Möglichkeiten. Es liegt in der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Fachkompetenz, wie sie beispielsweise durch den FAIT gefördert wird, das volle Potenzial digitaler Buchhaltung auszuschöpfen und Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaftswelt optimal zu betreuen.
Wo liegen die größten Herausforderungen oder Widerstände bei der Einführung digitaler Prozesse in der Buchhaltung?
Die größten Herausforderungen bei der Einführung digitaler Prozesse in der Buchhaltung liegen im Widerstand gegen Veränderungen, mangelndem Fachwissen sowie in technologischen und finanziellen Hürden. Mitarbeiter und Mandanten sind oft an traditionelle Arbeitsweisen gewöhnt und stehen neuen Prozessen skeptisch gegenüber. Hinzu kommt, dass der Umgang mit neuen Tools und auftretende Programmausfälle zu Frust führen können. Datensicherheit und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben stellen zusätzliche Herausforderungen dar. Wichtig sind daher gezielte Schulungen, klare Kommunikation und ein schrittweiser, gut geplanter Umstieg, um Akzeptanz und Erfolg sicherzustellen. Weiterbildungen wie der Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT) helfen uns dabei, die notwendigen Kompetenzen auszubauen und den Mandanten, aber auch unsere eigenen Mitarbeiter auf dem Weg mitzunehmen.
Können Sie ein konkretes Beispiel nennen, bei dem die Digitalisierung die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert hat?
Ein konkretes Beispiel ist der Einsatz der digitalen Buchführung in Verbindung mit dem direkt über das Tool erfolgenden Zahlungsverkehr. Durch die Möglichkeit, Belege bereits digital einzureichen und in Echtzeit zur Verfügung zu stellen, kann die Buchführung erheblich beschleunigt werden. Statt auf das Eintreffen von Papierbelegen warten zu müssen (uns diese im schlimmsten Fall selber noch zu sortieren), beginnen die Kanzleien direkt mit der Verarbeitung der Zahlen. Somit können betriebswirtschaftliche Auswertungen und Auskünfte viel früher erstellt und übermittelt werden. Zudem können Zugangsrechte so vergeben werden, dass Mitarbeiter der jeweiligen Unternehmen bei der Buchführung unterstützen können und einfache Arbeiten delegierbar werden – die Mitarbeiter digitalisieren die Belege oder laden die E-Rechnung direkt hoch, bereiten die Überweisungen vor und der Geschäftsführer oder Inhaber ist nur noch bei der Ausführung der Zahlungen involviert.
Der große Vorteil für Mandanten liegt in der gestiegenen Aktualität der Daten: Sie erhalten schnellere Einblicke in ihre finanzielle Situation, was fundiertere Entscheidungen in kürzerer Zeit ermöglicht. Gleichzeitig können Steuerberater aus den aktuellen Zahlen Trends oder Probleme frühzeitig erkennen und ihre Mandanten rechtzeitig auf mögliche Risiken hinweisen – die Buchführung fungiert somit als eine Art „Frühwarnsystem“. Aber auch bei Existenzgründern, die wir durch unseren Fokus auf Heilberufe regelmäßig betreuen, können wir jederzeit Einblicke in die Entwicklung der Praxen oder Unternehmen geben und zeigen, ob unsere Mandanten „auf Kurs sind“ und der Businessplan aufgeht. Auch Steuerprognosen können zeitnah und regelmäßig erstellt werden, und unsere Mandanten sind jederzeit über den aktuellen Stand oder zu bildende Rücklagen informiert.
Das Ergebnis ist gerade wegen der Digitalisierung eine engere, nachhaltigere Partnerschaft, die Mandanten einen echten Mehrwert bietet.
Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation auf die Wahrnehmung und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter in Ihrer Kanzlei?
Die digitale Transformation verändert unseren Arbeitsalltag natürlich stark und stellt uns vor neue Herausforderungen, bietet aber auch große Chancen. Durch moderne Technologien können wir Prozesse automatisieren, Zeit sparen und uns stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten und die Mandatsbetreuung konzentrieren. Zudem ermöglicht uns die Digitalisierung flexiblere Arbeitsweisen und auch Arbeitsorte, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erleichtert. Gleichzeitig fordern die Veränderungen von uns ein hohes Maß an Lernbereitschaft und Eigenverantwortung. Vor allem älteren Kollegen fällt die Umstellung nicht immer leicht, doch wir unterstützen uns gegenseitig und meistern die Herausforderungen als Team.
Die digitalen Entwicklungen stärken nicht nur unsere Modernität und Zukunftsfähigkeit, sondern ziehen auch neue Mitarbeiter an, deren bisherige Arbeitgeber bei dieser Entwicklung nicht mithalten konnten oder die Notwendigkeit bisher nicht sehen. Insgesamt sehen wir die digitale Transformation als Chance, effizienter und innovativer zu arbeiten, das Team zu stärken und unsere Kanzlei erfolgreich in die Zukunft zu führen. Bei unseren Mitarbeitern sorgt die digitale Arbeitsweise unserer Mandanten aber auch für eine größere Zufriedenheit, da sie sich tatsächlich auf ihre fachliche Arbeit konzentrieren können und keine Belege mehr hinter Bankkontoauszüge sortieren müssen. Bei uns gilt als klares Aufnahmekriterium für neue Mandanten: Mit uns kann man nur noch digital zusammenarbeiten, die Buchführung in Papier einzureichen ist nicht mehr möglich oder nur für eine kurze Übergangszeit akzeptiert.
Welche Kompetenzen sollten Steuerberater in der Zukunft entwickeln, um den Anforderungen der digitalen Buchhaltung gerecht zu werden?
Um den Anforderungen der digitalen Buchhaltung gerecht zu werden, sollten Steuerberater in der Zukunft eine Kombination aus fachlichen, technischen und sozialen Kompetenzen entwickeln. Die Digitalisierung verändert nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch die Erwartungen der Mandanten, sodass Steuerberater sich kontinuierlich weiterbilden und anpassen müssen.
Ein zentrales Thema ist die digitale Kompetenz. Steuerberater sollten sich mit innovativer Software und automatisierten Prozessen auskennen, um effiziente Workflows zu gestalten und digitale Buchhaltungssysteme optimal zu nutzen. Grundlegende Kenntnisse in den Bereichen Datenanalyse, KI-gestützte Tools und IT-Sicherheit sind essenziell, um sowohl die Effizienz zu verbessern als auch die hohe Datensicherheit zu gewährleisten, die Mandanten erwarten.
Zusätzlich wird analytisches und unternehmerisches Denken immer wichtiger. Die Fähigkeit, aus digitalen Daten wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Mandanten proaktive, strategische Empfehlungen zu geben, wird in der modernen Steuerberatung eine zentrale Rolle spielen. Steuerberater sollten sich von der reinen Zahlenverarbeitung hin zur umfassenden Beratertätigkeit entwickeln, bei der sie als strategische Partner ihrer Mandanten agieren.
Ebenso wird Kommunikationsfähigkeit immer entscheidender. Der direkte, persönliche Kontakt bleibt wichtig, aber es gilt auch, digitale Kommunikationsmittel souverän einzusetzen und komplexe Sachverhalte verständlich zu machen. Gerade bei innovativen Ansätzen wie Cloud-Lösungen oder neuen Technologien müssen Steuerberater in der Lage sein, diese sinnvoll an die Mandanten heranzutragen.
Schließlich erfordert der digitale Wandel auch Flexibilität und lebenslanges Lernen. Angesichts der sich kontinuierlich weiterentwickelnden Technologien und gesetzlicher Anforderungen ist es entscheidend, mit der Dynamik Schritt zu halten und sich offen gegenüber Veränderungen zu zeigen.
Kurz gesagt: Steuerberater der Zukunft sollten sich nicht nur als Experten für Steuern und Buchhaltung sehen, sondern auch als digitale Berater, die ihre Mandanten dabei unterstützen, sich sicher und effizient in einer digitalisierten Finanzwelt zu bewegen. Mit technologischem Know-how, strategischem Weitblick und Empathie für die Belange ihrer Mandanten können sie die Digitalisierung erfolgreich meistern.
