Wie beobachten Sie aktuell die Entwicklungen im Bereich Prozessoptimierung bei Unternehmen in Ihrer Branche?
Prozessoptimierungen werden in der Regel dann gefordert, wenn zuvor Schwachstellen deutlich geworden sind oder Meinungsverschiedenheiten über Auslegungen oder Zuständigkeiten aufgetreten sind.

Welche Hindernisse treten Ihrer Erfahrung nach am häufigsten bei der Implementierung von Prozessoptimierungen auf?
Ein zentrales Problem ist die angemessene Formulierung. Aussagen, die über jeden Zweifel erhaben sind, werden von Betroffenen mitunter als beleidigend empfunden, da sie suggerieren, ihnen sei grundsätzlich nichts zuzutrauen. Abstraktere Formulierungen erhöhen hingegen den Interpretationsspielraum – und damit wiederum das Abweichungs- und Konfliktpotenzial.

Können Sie ein Beispiel aus der Praxis nennen, bei dem eine Prozessoptimierung signifikante Verbesserungen erzielt hat?
Innerhalb einer organisatorischen Einheit lassen sich Prozesse in der Regel leichter klären, da Zuständigkeit und Verantwortung häufig bei einer bestimmten Person liegen. Übergreifend hingegen kann Verantwortung lange hin- und hergeschoben werden. Entsprechend erhalten wir zunehmend Anfragen, Schnittstellenprozesse zu klären und zu eindeutigen Vereinbarungen zu führen. Aus zahlreichen Projekten wissen wir, dass sich durch das Aufbereiten unterschiedlicher Sichtweisen und deren Verhandlung klare Absprachen und Zuständigkeiten herstellen lassen, wodurch sich Fehlerhäufigkeiten deutlich reduzieren.

Inwiefern hat sich die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verändert, um Prozessoptimierungen effektiver zu gestalten?
Wenn unterschiedliche Abteilungen zusammenkommen und bestehende Schnittstellen klären, wirkt sich das zwangsläufig auf die Zusammenarbeit aus. Eine funktionierende Zusammenarbeit erleichtert es in der Regel, unterschiedliche Auffassungen zu thematisieren und zu bereinigen. Prozessoptimierungen betreffen dabei nicht nur funktionale Aspekte, sondern häufig auch emotional begründete Konflikte. Durch zuvor erlebte Schuldzuschreibungen hat die Zusammenarbeit oft gelitten, sodass Schnittstellenklärungen umgekehrt auch zu einer spürbaren Verbesserung der Zusammenarbeit führen können.

Wohin glauben Sie, wird sich das Thema Prozessoptimierung in den nächsten Jahren entwickeln?
Insbesondere Erfolge in der übergreifenden Zusammenarbeit werden mit der Zeit immer transparenter. Vermutlich werden daher zunehmend mehr Akteure versuchen, ihre Schnittstellenthemen anzugehen. Grundsätzlich bleibt Prozessoptimierung aus unserer Sicht jedoch ein Standardthema, dem kontinuierlich Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte – sowohl zur Fehlervermeidung als auch zur Effizienzsteigerung.