Welche strategische Relevanz hat das Thema Rechtssicherheit im Digitalen für moderne Anwaltskanzleien und ihre Mandanten?
Wir beschäftigen uns intensiv mit der Frage, wie sich digitale Tools mit den anwaltlichen Berufspflichten vertragen, insbesondere der Pflicht zur Verschwiegenheit. Weil Anwaltskanzleien mit hochsensiblen Daten ihrer Auftraggeber arbeiten und für die Sicherheit der personenbezogenen Daten verantwortlich sind, hätte ein Datenleck fatale Folgen – von Haftungsfragen über Bußgelder nach der Datenschutzgrundverordnung bis hin zu einem erheblichen Imageschaden. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Datensicherheit. Das betrifft zum Beispiel datenschutzkonforme Cloudspeicher. Abgesehen von der Frage, ob die Server in Deutschland oder zumindest in der EU stehen, bieten bisher nur wenige Cloud-Betreiber überhaupt einen datenschutz- und berufsrechtskonformen Service an. Die hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten auch für das Homeoffice, das von allen Beschäftigten in Kanzleien nachgefragt und genutzt wird. Das alles erfordert hohe Investitionen in die Sicherheit, regelmäßige Schulungen und Risikoanalysen, um Störungen – etwa durch Cyberangriffe – zu verhindern.
In der Mandantenkommunikation ist es üblich, per Mail zu kommunizieren – möglichst verschlüsselt. Ob Mandanten auch über Messenger-Dienste kommunizieren wollen und welche Standards bei der Speicherung von Daten eingehalten werden, sollte bei Aufnahme der Mandatsbeziehung am besten schriftlich geklärt werden. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Digitalisierung zweifellos zur Beschleunigung der Rechtsberatung beigetragen hat. Die Anforderungen an den Kanzleibetrieb sind dadurch jedoch komplexer und rechtlich anspruchsvoller geworden. Wer das nicht berücksichtigt, geht Risiken für sich selbst und für die Interessen seiner Mandanten ein.
Inwiefern verändern sich die rechtlichen Prozesse und Modelle durch die fortschreitende Digitalisierung, und welche Herausforderungen ergeben sich daraus?
Ich möchte hier unterscheiden zwischen der Digitalisierung von Kanzleiabläufen und der konkreten Mandatsbearbeitung. Bei der Bearbeitung einzelner Fälle und Projekte können künftig KI-basierte Tools eine große Rolle spielen. Auch bei diesen sind berufsrechts- und datenschutzkonforme Anbieter jedoch noch rar. Hinzu kommen Besonderheiten der jeweiligen Beratungsgebiete. Es wird sich erst zeigen, ob KI in der Mandatsbearbeitung mit individuellen verwaltungsrechtlichen Fragestellungen tatsächlich Vorteile bringt.
Anders sieht es bei der Digitalisierung von Arbeitsabläufen aus. Seit 2022 sind Anwaltskanzleien zum elektronischen Rechtsverkehr mit allen Gerichten verpflichtet. Nach diesen Umstellungen kann ich mir nicht vorstellen, wie eine Kanzlei ohne elektronische Aktenführung überhaupt arbeiten könnte. Die meisten Kanzleien haben erheblich in die technischen Voraussetzungen investiert, die eingesetzten Programme funktionieren zuverlässig. Von den Gerichten wird dabei vorausgesetzt, dass alle Berufsträger und die Assistenz den Umgang mit den digitalen Tools beherrschen. Die Rechtsprechung legt anwaltliche Sorgfaltspflichten sehr streng aus, wenn aufgrund technischer Pannen Fristen versäumt werden. Das bedeutet zugleich, dass Tätigkeiten ohne fachjuristischen Anspruch für Mandanten transparent gemacht werden müssen.
Wichtig war und ist es, alle Berufsgruppen in der Kanzlei auf diesem Weg mitzunehmen und insbesondere die Assistenz für die neuen Anforderungen zu gewinnen. Viele empfinden die Veränderungen als Stress. In internen Rückmeldungen wird deutlich, dass sich der Arbeitsalltag subjektiv verdichtet hat. Um Fehlerquellen zu analysieren, Risiken zu begrenzen und Mitarbeitende regelmäßig zu schulen, müssen Kanzleien eigene Managementprozesse aufbauen oder externe Beratung hinzuziehen – beides ist mit Kosten verbunden.
Welche neuen Rollenbilder oder Qualifikationen sind in Anwaltskanzleien notwendig, um den Anforderungen der digitalen Rechtssicherheit gerecht zu werden?
Schon heute müssen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte neben der juristischen Beratung ihre Mandanten dabei unterstützen, sich sicher im digitalen Rechtswesen zu bewegen. Eine hohe Kommunikationsfähigkeit und Empathie bleiben dabei zentral. Gleichzeitig haben sich Erwartungen und Kommunikationsgewohnheiten verändert. Manche Mandanten gehen davon aus, mit einer E-Mail und zahlreichen Anhängen bereits alle relevanten Informationen übermittelt zu haben. Für Anwältinnen und Anwälte bleibt der persönliche Austausch jedoch entscheidend, um den tatsächlichen Beratungsbedarf zu klären.
Die Digitalisierung verlangt daher eine intensive und vertrauensvolle Kommunikation, auch über rein rechtliche Fragen hinaus. Es ist hilfreich, wenn Juristen offen gegenüber technischen Neuerungen sind und die Voraussetzungen einer digitalen Mandatsabwicklung erklären können. Diese Fähigkeiten werden in der juristischen Ausbildung bislang nur begrenzt vermittelt. Lernen endet zudem nicht mit den Staatsprüfungen. Die berufsrechtliche Fortbildungspflicht trifft auf neue Anforderungen an persönliche Flexibilität. Wenn Argumente und Beweise künftig stärker strukturiert in digitale Systeme eingespeist werden müssen, erfordert das auch persönliche Weiterentwicklung und die Bereitschaft, etablierte Arbeitsweisen zu hinterfragen.
Wie gestalten sich die Formen der Kooperation oder strukturelle Veränderungen innerhalb der Kanzleien, um den digitalen Wandel zu meistern?
Die Veränderungen betreffen alle Ebenen. Anwältinnen und Anwälte übernehmen zunehmend selbst das Management von Daten und Texten. Diktate werden durch Apps ersetzt, klassische Schreibprozesse verändern sich. Die Assistenz verantwortet heute vor allem Termin- und Datenmanagement, Zugriffssteuerung auf Projektinformationen sowie die Abrechnung. Hinzu kommen stärkere Abhängigkeiten von technischen Dienstleistern, um Hard- und Software dauerhaft einsatzfähig zu halten. Größere Kanzleien bauen eigene Teams für Programmierungen, Datenauswertungen oder Marktbeobachtung auf.
Innerhalb der Kanzlei muss dafür eine Kommunikations-, Arbeits- und Fehlerkultur entwickelt werden, die verlässlich und transparent ist und zugleich selbstkritisches Verhalten fördert. Von außen wirkt dieses Streben nach digitaler Rechtssicherheit wenig spektakulär. Der Stoff für künftige Anwaltsserien dürfte daher eher in der Vergangenheit liegen.
Was ist Ihre langfristige Perspektive auf die Entwicklung der Rechtssicherheit im digitalen Raum, und welche Entscheidungen sind entscheidend für die Zukunft?
Der Einsatz künstlicher Intelligenz wird die Rechtsberatung unterstützen und verbessern, sowohl fachlich als auch in der Abwicklung von Verfahren und Kanzleiprozessen. Juristische Datenbanken haben Anwältinnen und Anwälte nicht ersetzt, und auch Legal-AI wird das nicht tun. Erfahrung, Expertise, Engagement und Empathie bleiben entscheidend.
Digitale Rechtssicherheit betrifft jedoch nicht nur die Anwaltschaft. Nachdem die Justiz bei der Digitalisierung aufgeholt hat, soll ab 2027 die Justiz-Cloud die bislang fragmentierten Fachanwendungen der Gerichte bündeln und die IT-Ressourcen der Länder resilient vernetzen. Ziel ist es, Störungen der digitalen Justizinfrastruktur zu vermeiden und einen Stillstand der Rechtspflege zu verhindern, wie er zuletzt bei witterungsbedingten Ausfällen zu beobachten war.
