Die Digitalisierung kommt nicht so recht voran. Unternehmen investieren während der Corona-Pandemie weniger in neue Software, oder?
Katrin Richter: Das ist richtig. Dem Branchenreport der Deutschen Wirtschaftsdatenbank GBI-Genios zufolge sind im vergangenen Jahr 25,2 Milliarden Euro in Software umgesetzt worden – vier Prozent weniger als 2019. Videokonferenz-Software boomt zwar, hat aber die Rückgänge nicht aufgefangen. Die IT-Sicherheitsanbieter hingegen verbuchten einen Umsatzrekord von 5,2 Milliarden Euro für Hardware, Software und Services. Das sind 5,6 Prozent mehr als im Jahr zuvor.
Es scheint, dass Unternehmen von der wachsenden Datenflut geradezu überrollt werden. Immer mehr Daten müssen in immer kürzerer Zeit verarbeitet und analysiert werden. Wie stellen sich Firmen dieser Herausforderung?
Katrin Richter: Eine Umfrage des Festplattenherstellers Seagate und des IT-Marktbeobachters IDC unter 1500 Führungskräften hat ergeben, dass deutsche Firmen nur die reichliche Hälfte der zur Verfügung stehenden Daten überhaupt sammeln. 70 Prozent dieser Daten wiederum würden nicht genutzt. Die knappe Hälfte der deutschen Unternehmen sieht es als ihre größte Herausforderung an, die gesammelten Daten nutzbar zu machen. Immerhin prognostizieren die Firmen ein Wachstum der Datenmengen in zwei Jahren um 37 Prozent.
Warum ist es so schwer, die Daten nutzbar zu machen?
Katrin Richter: Viele Firmen arbeiten mit veralteten und unvollständigen Kundendaten, die zudem den Sicherheitsanforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht genügen. Die Daten werden in diversen Insellösungen verwaltet, so dass sie mehrfach vorliegen, fehleranfällig und für Analysen und Bewertungen nicht geeignet sind.
Unternehmen berichten auch über große Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Technologien. Woran könnte das liegen?
Katrin Richter: In einer Studie des Meinungsforschungsinstituts Walnut von 2020 gaben 64 Prozent von 1000 befragten IT-Managern an, bei ihren Investitionsentscheidungen ausschließlich wirtschaftliche Interessen zu berücksichtigen. Nur sechs Prozent sahen die Mitarbeiter als ihre oberste Priorität bei Entscheidungen für Investitionen in neue Technologien. Kein Wunder, dass 47 Prozent der Befragten berichteten, dass sich ihre Mitarbeiter schwertun, neue Software gewinnbringend anzuwenden.
Welche Möglichkeiten haben Unternehmen denn heute, um Daten zu erfassen und zu verwalten?
Katrin Richter: Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten. Entweder man kauft sich eine IT-Branchenlösung. Das ist eine Softwarelösung, die für die gesamte Branche entwickelt wurde. Das Firmenspezifische fehlt dort. Die Software wird „Top down“, also von oben nach unten, eingeführt. Sie muss von IT-Fachleuten an die Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen angepasst werden – nicht nur einmal, sondern je nach Bedarf immer wieder. Das kostet Geld, die Software wird instabiler. Zweite Möglichkeit sind mit Excel, Access und anderen Office-Mitteln selbst entwickelte Lösungen. Da liegen die Daten allerdings nicht auf einem zentralen Datenbankserver. Wer mit Excel arbeitet, stößt schnell an Grenzen, wenn es um komplexe Prozesse geht. Oft findet man auch lückenhafte Branchenlösungen vor, die von Excel-Lösungen ergänzt worden sind. Und die dritte Möglichkeit? Sie ist auch schon lange auf dem Markt, heißt G2 und vereint die Vorteile der beiden anderen: Sie lässt sich genauso einfach und schnell handhaben wie Excel. Doch anders als bei Excel liegen die Firmendaten auf einem sicheren Datenbankserver. Die Software kann beliebig komplexe Prozesse abbilden wie eine Branchenlösung. Letzten Endes können damit sämtliche Unternehmensprozesse einheitlich und übersichtlich erfasst, gespeichert und analysiert werden.
Wie bindet man denn die Mitarbeiter ein?
Katrin Richter: Sie werden nicht vor vollendete Tatsachen gestellt, sondern von Beginn der Umstellung an selbst aktiv. Die Lösung wird „Bottom up“ (von unten nach oben) entworfen und eingeführt. Die Mitarbeiter fangen immer klein an, testen, verändern und erweitern ihre Lösung Schritt für Schritt selbst – natürlich unter Anleitung. Sie kennen ihre Arbeitsaufgaben am besten, sie wissen genau, was wann wie zu tun ist. Deshalb akzeptieren sie die neue Technologie eher, können sich dafür begeistern und werden letzten Endes produktiver. Das ist wichtig und wird von Verantwortlichen zu wenig beachtet. Externe IT-Spezialisten, die den Mitarbeitern üblicherweise die Branchensoftware anpassen, werden nicht gebraucht. Die Software passt sich den Arbeitsprozessen im Unternehmen an und nicht umgekehrt. Und sie ist im Übrigen auch in der Lage, Leitungsprozesse zu digitalisieren. Die Software kann beliebige Planungs-, Produktions- und Vertriebsangaben mit den Daten aus den Vorjahren vergleichen, Abweichungen auswerfen und Tendenzen anzeigen – damit der Chef gut vorbereitet ins Meeting gehen kann. Aber das ist schon wieder ein neues Thema.
