Verletzt ein Arbeitnehmer seine Pflichten, muss er mit einer Abmahnung rechnen. Was sind die häufigsten Gründe für eine Abmahnung?
Daniel Balzert: In der anwaltlichen Praxis haben wir es mit vielen unterschiedlichen Gründen zu tun. Dies können einfache Verhaltensverstöße sein, zum Beispiel aktuell, wenn jemand keine Mund-Nasen-Bedeckung trägt oder immer wieder zu spät kommt. Eine Vielzahl an Abmahnungen, die wir arbeitsrechtlich bewerten müssen, betreffen aber auch das Arbeitsverhalten, also den klassischen Fehler. Dies kann beispielsweise eine Buchhalterin sein, die zu viel oder zu wenig Geld überweist, genauso wie ein Lkw-Fahrer, der beim Kunden etwas mit seinem Fahrzeug kaputt macht oder die Lenkzeiten nicht einhält.
Eine Abmahnung soll im Prinzip drei Funktionen erfüllen: Welche sind das?
Daniel Balzert: Es sind die Dokumentationsfunktion, die Rügefunktion sowie die Warnfunktion. Durch die Abmahnung, die nicht zwingend in Textform zu erfolgen hat, soll ein ganz konkreter Verstoß des Arbeitnehmers dokumentiert werden. Dabei wird der Arbeitnehmer sehr genau darauf hingewiesen, was er falsch gemacht hat, er wird gerügt. Schließlich wird er gewarnt, dass das Verhalten nicht gebilligt wird und er wird gewarnt, dass ein neuerlicher Fehler zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann.
Für eine Abmahnung muss der Arbeitnehmer gute Gründe vorweisen können. Was muss eine rechtswirksame Abmahnung beinhalten?
Daniel Balzert: Der Arbeitgeber muss gegenüber dem Arbeitnehmer ganz konkret einen tatsächlichen Verstoß gegen arbeitsrechtliche Pflichten rügen. Dabei muss es nicht nur um die sogenannte Hauptpflicht des Mitarbeitenden gehen, also die versprochene Arbeit zu leisten, sondern es kann sich auch um Nebenpflichten handeln, wie beispielsweise, das Eigentum des Arbeitgebers pfleglich zu behandeln. Für den Arbeitnehmer muss klar erkennbar sein, was er falsch gemacht hat und dass dieses Verhalten vom Arbeitgeber nicht gebilligt wird. Der Verstoß muss auch mehr als eine bloße Lappalie sein, da alle belastenden Maßnahmen des Arbeitgebers auch stets verhältnismäßig sein müssen. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise aus Versehen eine Büroklammer verbiegt, kann dies nicht mit einer Abmahnung gemaßregelt werden. Auch für Fehler, die durch leichteste Fahrlässigkeit passieren können, darf es grundsätzlich keine Abmahnung geben. Arbeitgeber sollten sehr genau überlegen, welches Verhalten sie abmahnen möchten und diese Abmahnung sehr genau gestalten. Denn nur, wenn sie wirksam abmahnen, liegt eine grundsätzlich zwingende Voraussetzung für den Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung vor.
Bei einer Abmahnung müssen auch bestimmte zeitliche Fristen eingehalten werden. Welche Fristen muss der Arbeitgeber hier einhalten bzw. wann ist eine Abmahnung zu früh und wann zu spät?
Daniel Balzert: Regelmäßig gibt es keine strengen zeitlichen Fristen, wie etwa bei einer Kündigungsschutzklage, innerhalb derer der Arbeitgeber einen Verstoß abmahnen muss oder innerhalb derer der Arbeitnehmer einer Abmahnung widersprechen oder diese gerichtlich angreifen muss. Manche Tarifverträge enthalten spezielle Regelungen dazu, wie etwa in weiten Teilen des öffentlichen Dienstes.
Grundsätzlich gilt: Je länger der abzumahnende Verstoß schon zurückliegt, desto problematischer wird die Abmahnung. Hier gilt die sogenannte „Verwirkung“. Dafür gibt es allerdings auch keine starren Fristen, sondern es stellt sich immer die Frage: Musste der Arbeitnehmer noch damit rechnen, eine Abmahnung zu erhalten oder hat das Verhalten des Arbeitgebers dies nicht nahegelegt? Dies wäre so, wenn es beispielsweise schon ein klärendes Gespräch gegeben hat, in dem der Arbeitgeber klar zum Ausdruck gebracht hat, dass es keine weiteren Konsequenzen geben würde.
Welche Möglichkeiten haben Arbeitnehmer, um gegen eine unrechtmäßige Abmahnung vorzugehen?
Daniel Balzert: Wenn man als Arbeitnehmer eine Abmahnung erhält, sollte der erste Schritt immer sein, sich selbst zu reflektieren: Habe ich etwas falsch gemacht, oder nicht? Sind die Vorwürfe unzutreffend, kann man für sich selbst eine Gegendarstellung anfertigen, sollte diese aber nicht zur Personalakte geben, damit der Arbeitgeber nicht schon vorab auf eventuelle Mängel hingewiesen wird. Der könnte dann nämlich diese korrigieren und eine spätere Kündigung auf die korrigierte Abmahnung stützen. Schweigt der Arbeitnehmer zur Abmahnung, weiß der Arbeitgeber nicht schon vor einem Kündigungsschutzprozess, wie es um seine Abmahnung steht und wie sich der Arbeitnehmer zu den Vorwürfen positionieren wird. Es gilt dabei aber zu beachten, dass jeder Einzelfall individuell zu prüfen ist und die Strategie individuell anzupassen ist.
Eine Abmahnung kann ein Dorn im Auge des Arbeitnehmers sein. Wann besteht Anspruch auf Entfernung der Abmahnung?
Daniel Balzert: Es gibt zwei Aspekte, die den Anspruch auf Entfernung begründen können. Zum einen kann eine Abmahnung aus formalen Gründen zu entfernen sein. Dies bedeutet, das Verhalten des Arbeitnehmers war tatsächlich ein Vertragsverstoß, allerdings ist dem Arbeitgeber bei der Gestaltung der Abmahnung ein Fehler unterlaufen. Er hat beispielsweise die Dokumentationsfunktion, die Rügefunktion oder auch die Warnfunktion nicht korrekt in der Abmahnung verankert. Obsiegt der Arbeitnehmer aus diesem Grunde mit seiner Klage vor dem Arbeitsgericht, kann der Arbeitgeber im Nachgang die Abmahnung ohne die formalen Mängel erneut aussprechen. Sind die in der Abmahnung erhobenen Vorwürfe unzutreffend oder wird dem Arbeitnehmer eine Lappalie vorgeworfen, kann der Arbeitgeber ebenfalls durch ein arbeitsgerichtliches Urteil verpflichtet werden, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Aber auch dann weiß er, dass er auf diese Abmahnung keine Kündigung wird stützen können. Auch hier zeigt sich, dass die Entscheidung, gegen eine Abmahnung gerichtlich vorzugehen, immer gut und einzelfallbezogen überlegt sein sollte, da sich der Sieg gegen die Abmahnung in einem späteren Kündigungsschutzprozess durchaus als nachteilig erweisen kann.
