Schon vor dem Meeting wissen, was Fakt ist

Katrin Richter ist Sprecherin des Software-Unternehmens Stella Systemhaus GmbH Dresden. Im Interview erklärt sie, warum Meetings häufig unproduktiv sind und welche Software der Geschäftsführung ermöglicht, gut vorbereitet in die Konferenz zu gehen.

Firmenmeetings haben in weiten Teilen der Welt keinen guten Ruf. Warum?

Katrin Richter: Weil sie so oft uneffektiv sind. Einer aktuellen Umfrage des Unternehmens Barco zufolge muss jeder zweite Befragte regelmäßig an Besprechungen teilnehmen, die für ihn nicht wirklich relevant sind. Für die Studie waren 1500 leitende Manager, Abteilungsleiter, Direktoren und Führungskräfte auf C-Level-Ebene in Europa, den USA, China, Indien und der Pazifik-Region befragt worden.

Also wird wertvolle Arbeitszeit vergeudet…

Katrin Richter: Ja, und nicht nur das. Viel seltener wird über einen Missstand gesprochen, mit dem sich die Geschäftsführung häufig herumschlägt. Sie erfährt oft erst während des Meetings, an welcher Stelle ein Problem aufgetreten ist, und nicht vor dem Treffen. Der Effekt ist, dass kein gedanklicher Vorlauf besteht und der Fall ad hoc gelöst werden muss. Oder noch schlimmer: Die Leitung bekommt viel zu spät erst durch einen Zufall oder gar nichts von dem Problem mit. Der betreffende Mitarbeiter hatte es im Meeting nicht angesprochen, sondern wollte es selber noch ausbügeln. Die Folgen fürs Unternehmen kann man sich ausmalen.

Sprechen denn Geschäftsführungen diese Misere an?

Katrin Richter: Man liest immer mal wieder darüber. Wie wichtig es ist, die Zahlen vorher zu kennen, hat Carla Kriwet, neue Chefin von Europas größtem Hausgerätehersteller BSH, neulich erst in der Süddeutschen Zeitung angesprochen, als sie dort meinte, man brauche in Geschäftsführungssitzungen keine Vorlagen mit unzähligen Power-Point-Seiten in Farbe, die vorher genau abgestimmt sind. Was man stattdessen benötige, seien wenige, präzise Informationen und Fakten, die dann aber alle gelesen haben.

Wie kann man es denn nun aber bessermachen?

Katrin Richter: Die Geschäftsführung muss die Möglichkeit bekommen, sich selbst die wichtigsten Informationen aus allen Abteilungen der Firma vor der Konferenz digital einzuholen und dann über die Lösung im Meeting zu diskutieren – und zwar nur mit den betreffenden Mitarbeitern. Die IT-Firma Stella Systemhaus Dresden hat mit G2 eine Software entwickelt, die die Leitung dabei unterstützen kann.

Wie soll das gehen?

Katrin Richter: Zuerst hat sich Stella gefragt, welche Kennzahlen eigentlich Informationen über betriebliche Prozesse liefern können. Das sind z.B. der Soll-Ist-Vergleich, der Vergleich eines Ist-Wertes mit einem Wert aus der Vergangenheit und ein Langzeit-Trend. Weiter hat Stella festgestellt, dass sich unabhängig von der konkreten Art des Fertigungsprozesses zwei Dinge digital messen lassen: die Qualität des Ergebnisses jedes Teilprozesses und der Zeitverbrauch für den Fertigungsprozess. Die Qualität kann man mit dem G2-Ticketsystem messen, mit dem sich Fehler angeben lassen. Der Zeitverbrauch wird mit der G2-Zeiterfassungs-Software gemessen. Auf diese Weise bekommt die Geschäftsführung z.B. mit, wenn ein Arbeitsgang länger gedauert hat als gedacht. Fazit: Wenn sich die Leitung vor dem Meeting mit Hilfe der Kennzahlen über Qualität und Zeitverbrauch aller Fertigungsprozesse informieren kann, ist sie bestens im Bilde über alles, was in der Firma geschieht, und für die Konferenz gut gerüstet.

Aber warum soll nur eine Software wie G2 diese Kennzahlen liefern können?

Katrin Richter: Die Schwierigkeit für die Geschäftsführung besteht darin, dass sie es mit ganz verschiedenen Problemen zu tun hat und ein gelöstes Problem oft ein neues erzeugt. Deshalb muss sie auch ständig neue Kennzahlen beobachten können. Dafür aber sind beispielsweise Branchenlösungen nicht gemacht.

Warum nicht?

Katrin Richter: Wenn sich die Kennzahlen ändern, müssen neue Algorithmen gefunden werden, die diese Kennzahlen auswerten. Das können die Mitarbeiter in der Regel nicht selber. Dafür brauchen sie externe Software-Spezialisten. Das kostet wieder Zeit und Geld.

Und mit G2 braucht man keine Programmierkenntnisse?

Katrin Richter: Nein. Bei G2 handelt es sich um ein generisches, also allgemeingültiges und branchenunabhängiges, IT-System. Damit lassen sich beliebige Indikatoren ohne fremde Hilfe darstellen und binnen kurzer Zeit selbst an neue Gegebenheiten anpassen – exakt so, wie man es benötigt. G2 funktioniert ähnlich wie das Tabellen-Kalkulationsprogramm Excel.

Da könnte man doch aber gleich Excel nehmen, oder?

Katrin Richter: Eher nicht, denn dort benutzen die Mitarbeiter alle ihre eigenen Excel-Formulare, so dass die Daten, insbesondere Langzeit-Trends, nicht zentral auswertbar sind. Zudem liegen die Daten bei Excel nicht auf einem Datenbankserver. Diese Nachteile hat die Firma Stella Systemhaus beseitigt. Bei G2 arbeiten sämtliche Mitarbeiter mit den gleichen Formularen, in die sich nur getypte und damit vergleichbare Daten eintragen lassen.

In die Lösung integriert ist ein ausgeklügelter Berichteplaner. Damit kann sich jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung die benötigten Daten schnell und einfach selbst zusammenstellen und verdichten. Das ermöglicht auch der Geschäftsführung, die wichtigsten Informationen aus allen Abteilungen der Firma einzuholen und auszuwerten – schon vor dem Meeting wie gesagt. Und die Daten befinden sich allesamt auf einem sicheren Datenbankserver.

Frau Richter, vielen Dank für das Gespräch!

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