Wie wichtig ist es für Projektleiter, selbst über alle Projektdaten Bescheid zu wissen?
Katrin Richter: Das ist das A und O! Der Bau des Flughafens Berlin Brandenburg (BER) hat eindrucksvoll gezeigt, wie weit sich Eröffnungstermine verschieben und Kosten aus dem Ruder laufen können, weil neben häufigen Umplanungen auch Tausende Tickets angefallen und deshalb Teilabnahmen immer wieder gescheitert sind. Damit das nicht passiert, benötigen die Verantwortlichen vor allem eines: zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Projektdaten. Nur so können sie steuernd eingreifen, wenn sich die Dinge beim Bau einer großen Anlage anders entwickeln als geplant. Immerhin sind es riesige Datenmengen, die im gesamten Lebenszyklus eines Großprojekts vom Angebot über die Auftragsvergabe und die Abnahme bis hin zur Übergabe anfallen.
Worin liegt denn das Problem?
Katrin Richter: Der Projektleiter benötigt kontinuierlich Echtzeitdaten, um Entscheidungen zu treffen. Er steht in der Regel immer wieder vor demselben Problem: In den Unternehmen existieren oftmals verschiedene Branchen- und MS-Office-Lösungen wie Excel, Outlook und Project nebeneinander. Die Informationen über den Fortgang des Projekts verteilen sich auf verschiedene Kollegen und mehrere Software-Lösungen. Die Folgen: Der Projektleiter ist auf die Zuarbeit seiner Mitarbeiter angewiesen. Er kann sich seine Informationen nicht aus den verschiedenen Branchen- und Office-Lösungen holen, weil er da gar nicht herankommt. Abgesehen davon würde die fragmentierte Datenverwaltung in Insellösungen auch kein einheitliches, aussagekräftiges Gesamtbild ergeben und es schwermachen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Was also tun?
Katrin Richter: Einen Ausweg aus dem Dilemma bieten No-Code-Lösungen wie die Software G2, die sich mehr und mehr auf dem Markt etablieren. Um sie nutzen zu können, benötigt man genau wie bei Excel keine Programmierkenntnisse. Doch anders als dort liegen die Daten auf einem zentralen Datenbankserver – und zwar in einer Applikation. G2 fungiert als eine Art Schaltzentrale. Sie vereinigt alle relevanten Daten in einer Lösung und ist in der Lage, mit den diversen MS Office-Lösungen zu kommunizieren und ihre Vorteile zu nutzen. G2 kann mit MS Outlook für die Terminabstimmung interagieren, mit MS Project für die Ressourcenverwaltung und mit MS Excel, wenn es um die Abnahme des Projekts geht. Die Mitarbeiter arbeiten mit ihren bisherigen Software-Lösungen weiter wie bisher. Der Projektleiter bekommt mit G2 die Möglichkeit, sich die ihn interessierenden Daten komprimiert anzeigen zu lassen. Der Pluspunkt: Diese Daten geben jederzeit den aktuellen Zustand des Projekts wieder, so dass er bereits informiert ist, bevor er auf die Baustelle geht.
Wie geschieht das denn bisher?
Katrin Richter: Übliche Software misst den Projektfortschritt nur anhand der Zeit (Starttermin, Dauer). Was dem Projektverantwortlichen aber Kopfschmerzen bereitet, ist die Frage: Die Zeit läuft, läuft denn auch die Arbeit? Eine Antwort darauf liefert G2. Sie zeigt dem Projektleiter an, ob der Arbeitsfortschritt der verbrauchten Zeit entspricht und an welcher Stelle gerade Diskrepanzen auftreten. Das versetzt den Projektverantwortlichen in die Lage, rechtzeitig auf Verzögerungen zu reagieren.
Können Sie ein Beispiel nennen?
Katrin Richter: Ein Projekt beinhaltet z.B. die Planung von 100 Rohrleitungen. Die jeweiligen Mitarbeiter geben den Arbeitsfortschritt kontinuierlich in die No-Code-Software G2 ein. Sie liefert dem Projektverantwortlichen dann eine überschaubare Liste aller Vorgänge, bei denen der Arbeits- dem Zeitfortschritt hinterherhinkt. Damit bekommt er rechtzeitig jene entscheidenden Informationen, an die er sonst nicht herankäme oder die er sich mühsam im persönlichen Gespräch oder während des Meetings erst beschaffen müsste. Er kann reagieren – und beispielsweise mehr Ressourcen bereitstellen.
Aber wie kommunizieren No-Code-Lösungen mit MS Office und nutzen deren Vorteile?
Katrin Richter: Ein Beispiel: Kommunikation mit MS Project. Diese Office-Lösung enthält bekanntlich den Netzplan, der vor dem Bau jeder Anlage erstellt wird. Darin aufgelistet sind u.a. die einzelnen Vorgänge (Arbeitsschritte, Teilprojekte bzw. Packages), ihre voraussichtliche Dauer und die mutmaßlichen Kosten, die sie verursachen. Die logischen Zusammenhänge zwischen den Vorgängen und die Zeitdauern geben dem Projektleiter Auskunft über die Gesamtdauer des Baus der Anlage. Schlägt eine Teilabnahme fehl, kann das Auswirkungen auf den Endtermin der Abnahme der gesamten Anlage und ihre Kosten haben. Jede fehlgeschlagene Teilabnahme zieht mindestens zwei neue Aktivitäten nach sich – Reparatur oder Ersatzlieferung und eine erneute Abnahme. Bei einer gescheiterten Teilabnahme wird eine Textdatei im Abnahmeprotokoll erstellt, die die Gründe für die Nicht-Abnahme enthält. Die Informationen zur Teilabnahme finden sich nur im Abnahmeprotokoll und nicht in MS Project. Das ist unübersichtlich für den Projektleiter.
Und wie löst man das Problem?
Katrin Richter: Nach jeder fehlgeschlagenen Abnahme wird ein Ticket ausgelöst, die Art der Störung (als Text) und die voraussichtliche Dauer der Behebung (in getypte Eingabefelder) eingetragen und das Abnahmeprotokoll angehängt. Der Projektleiter kann nun anhand dieser Informationen entscheiden, ob er eine Reparatur oder eine Neubeschaffung veranlasst. Nächster Schritt: Die No-Code-Software G2 mit ihrer Verknüpfung zu MS Project erweitert den (intern in der Datenbank gehaltenen) Netzplan an der richtigen Stelle um die Aktivität Reparatur bzw. Neubeschaffung. MS Project rechnet den Plan neu durch. Mit Hilfe dieser Informationen ist der Projektleiter in der Lage, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Auswirkungen der fehlgeschlagenen Abnahme auf Endtermin und Kosten zu minimieren. Er kann sich also zeitnah um die Lösung des Problems kümmern statt sich die Informationen mühsam von anderen zu beschaffen und damit wertvolle Zeit zu vergeuden.
